HubSpot vs. eigene Software: Was lohnt sich für Dienstleister?

Du hast mit HubSpot angefangen, weil es die offensichtliche Wahl war. Das CRM ist kostenlos, die Oberfläche ist sauber, und jeder kennt den Namen. Doch jetzt, ein oder zwei Jahre später, merkst du: Die monatlichen Kosten steigen, das Customizing hat Grenzen, und deine Prozesse passen nicht mehr in die vorgegebenen Strukturen. Wenn du dich fragst, ob es eine HubSpot-Alternative für Dienstleister gibt, die besser zu deinem Geschäft passt – dann ist dieser Artikel für dich.

Vorweg: Dieser Vergleich ist ehrlich. HubSpot ist ein exzellentes Produkt. Aber es ist nicht für jeden das richtige.

Wo HubSpot stark ist

Bevor wir über Alternativen sprechen, sollten wir anerkennen, was HubSpot richtig gut macht. Denn ein fairer Vergleich beginnt mit Respekt.

Einstieg und Ecosystem

HubSpot macht den Einstieg extrem einfach. Das kostenlose CRM ist tatsächlich nutzbar – nicht nur ein Lockangebot. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, die Dokumentation umfangreich, und es gibt ein riesiges Ecosystem an Integrationen, Kursen (HubSpot Academy) und Partnern.

Für Teams, die schnell ein CRM brauchen und keine besonderen Anforderungen haben, ist HubSpot eine solide Wahl.

Marketing-Funktionen

Im Bereich Inbound-Marketing ist HubSpot nach wie vor einer der stärksten Anbieter. Landing Pages, E-Mail-Automatisierungen, Lead Scoring, Blog-Management – das alles funktioniert gut und ist aufeinander abgestimmt.

Community und Support

Die HubSpot-Community ist groß und aktiv. Wenn du ein Problem hast, findest du meistens schnell eine Lösung – ob in der Knowledge Base, im Forum oder über den Support.

Wo HubSpot an Grenzen stößt

So stark HubSpot beim Einstieg ist – die Grenzen zeigen sich bei wachsenden Dienstleistern deutlich. Und genau hier beginnt die Suche nach einer Alternative.

Customizing: Du passt dich an HubSpot an – nicht umgekehrt

HubSpot gibt dir Strukturen vor. Deals, Kontakte, Unternehmen, Pipelines – das Datenmodell ist fest definiert. Du kannst Custom Properties anlegen, aber die grundlegende Logik bleibt gleich.

Für Dienstleister mit spezifischen Prozessen wird das schnell zum Problem. Wenn dein Vertriebsprozess nicht dem Standard-Pipeline-Modell entspricht, musst du Workarounds bauen. Wenn du komplexe Abhängigkeiten zwischen Objekten brauchst, stößt du an die Grenzen des Custom-Object-Systems.

Das Ergebnis: Du arbeitest nicht mehr mit dem Tool, sondern gegen es. Und Workarounds bedeuten immer zusätzlichen Aufwand.

Kosten bei Wachstum

Das kostenlose CRM von HubSpot ist begrenzt. Sobald du ernsthaft mit Marketing-Automatisierung, Reporting oder Sales-Features arbeiten willst, brauchst du die Professional-Stufe – und die hat es in sich.

Ein realistisches Setup für einen Dienstleister mit 10 bis 20 Mitarbeitenden sieht so aus:

• Marketing Hub Professional: ab 880 EUR/Monat
• Sales Hub Professional: ab 450 EUR/Monat
• Service Hub Professional: ab 450 EUR/Monat
• Operations Hub Professional: ab 720 EUR/Monat

Das sind schnell 1.500 bis 2.500 EUR monatlich – und da sind Add-ons, zusätzliche Kontakte und API-Calls noch nicht eingerechnet.

Besonders kritisch: HubSpot berechnet Marketing-Kontakte nach Anzahl. Sobald deine Datenbank wächst, steigen die Kosten mit – unabhängig davon, ob du diese Kontakte aktiv bespielst oder nicht.

DSGVO und Datenhaltung

HubSpot speichert Daten primär auf Servern in den USA. Zwar gibt es mittlerweile ein EU-Rechenzentrum, aber die vollständige DSGVO-Konformität ist bei einem US-Unternehmen immer eine Grauzone. Für Dienstleister, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten oder Kunden im öffentlichen Sektor haben, kann das ein echtes Hindernis sein.

Mit eigener Infrastruktur auf deutschen Servern bist du auf der sicheren Seite – ohne juristische Restrisiken.

Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor Lock-in)

Je mehr du HubSpot nutzt, desto schwieriger wird ein Wechsel. Deine Workflows, Automatisierungen, Templates und Reports – alles lebt in HubSpots Ecosystem. Ein Umstieg bedeutet nicht nur Datenmigration, sondern den Neuaufbau deiner gesamten Prozesslogik.

Diese Abhängigkeit gibt dem Anbieter Macht über deine Preise. Und wie [in unserem Artikel über SaaS-Kosten beschrieben](/blog/was-kosten-saas-tools), nutzen Anbieter diese Macht zunehmend aus.

Preisvergleich über 3 Jahre: HubSpot vs. individuelle Software

Zahlen sprechen eine klare Sprache. Vergleichen wir die Gesamtkosten über drei Jahre für einen Dienstleister mit 15 Mitarbeitenden:

Kostenposition: Jahr 1: Lizenz/Entwicklung | HubSpot Professional: 24.000 EUR | Individuelle Software: 18.000 EUR (Entwicklung) Kostenposition: Jahr 1: Einrichtung/Migration | HubSpot Professional: 5.000 EUR | Individuelle Software: (in Entwicklung enthalten) Kostenposition: Jahr 2: Lizenz/Betrieb | HubSpot Professional: 26.400 EUR (+10%) | Individuelle Software: 1.200 EUR (Hosting & Wartung) Kostenposition: Jahr 3: Lizenz/Betrieb | HubSpot Professional: 29.040 EUR (+10%) | Individuelle Software: 1.200 EUR (Hosting & Wartung) Kostenposition: Zusätzliche Kontakte/User | HubSpot Professional: ~4.000 EUR | Individuelle Software: 0 EUR Kostenposition: Schulungsaufwand | HubSpot Professional: ~3.000 EUR | Individuelle Software: ~2.000 EUR Kostenposition: Gesamtkosten 3 Jahre | HubSpot Professional: ~91.440 EUR | Individuelle Software: ~22.400 EUR

Die Differenz: rund 69.000 EUR in drei Jahren. Und der Abstand wächst mit jedem weiteren Jahr, weil die Lizenzkosten steigen, während die Betriebskosten der eigenen Software stabil bleiben.

Dazu kommt ein Faktor, der in keiner Tabelle steht: Mit eigener Software gehört dir das System. Es gibt keinen Anbieter, der morgen die Preise erhöhen oder Features streichen kann.

Für wen sich was lohnt: Die ehrliche Matrix

Nicht für jeden ist individuelle Software die richtige Wahl. Hier eine ehrliche Einordnung:

HubSpot ist die bessere Wahl, wenn …

• du gerade erst startest und ein schnelles, funktionierendes CRM brauchst
• dein Team kleiner als 5 Personen ist
• deine Prozesse dem Standard-Vertriebs- und Marketing-Modell entsprechen
• du hauptsächlich Inbound-Marketing betreibst und HubSpots Content-Tools nutzen willst
• du kein technisches Know-how im Team hast und keine Ressourcen für ein eigenes System

Eigene Software ist die bessere Wahl, wenn …

• dein Team mehr als 8 bis 10 Personen hat (die Kostenersparnis wird signifikant)
• deine Prozesse nicht dem Standard entsprechen und du ständig Workarounds baust
• du DSGVO-Konformität garantieren musst
• du das Gefühl hast, dass du für HubSpot arbeitest statt HubSpot für dich
• du langfristig planst und Kosten stabilisieren willst
• du Automatisierungen brauchst, die über einfache Workflows hinausgehen
• du die Kontrolle über deine Daten und Prozesse behalten willst

Wie ein Wechsel von HubSpot zur eigenen Software aussieht

Wenn du dich in der zweiten Liste wiederfindest, fragst du dich wahrscheinlich: Wie läuft so ein Wechsel ab? Hier ein realistischer Ablaufplan:

Phase 1: Analyse (1 Woche)

Bestandsaufnahme deiner aktuellen Prozesse, Datenstrukturen und Integrationen. Was funktioniert gut? Was sind die Schmerzpunkte? Welche Funktionen brauchst du wirklich – und welche nutzt du nur, weil HubSpot sie anbietet?

Phase 2: Konzept und Priorisierung (1 Woche)

Nicht alles muss sofort umgesetzt werden. Der modulare Ansatz bedeutet: Wir starten mit dem Modul, das den größten Impact hat – oft ist das das CRM mit den individuellen Pipeline-Prozessen. Weitere Module folgen Schritt für Schritt.

Phase 3: Entwicklung des ersten Moduls (3-4 Wochen)

Das erste funktionsfähige Modul steht nach vier bis sechs Wochen. Du kannst es testen, Feedback geben und schrittweise dein Team onboarden – während HubSpot parallel noch läuft.

Phase 4: Migration und Umstieg (1-2 Wochen)

Daten werden migriert, das Team wird geschult, und der Umstieg erfolgt kontrolliert. Kein Big-Bang-Wechsel, sondern ein sanfter Übergang.

Phase 5: Erweiterung (fortlaufend)

Nach dem ersten Modul folgen weitere – in deinem Tempo und nach deinen Prioritäten. Das System wächst mit deinem Business, nicht gegen es.

Der gesamte Prozess vom Erstgespräch bis zum produktiven Einsatz des ersten Moduls dauert typischerweise sechs bis acht Wochen. Das ist keine Ewigkeit – und in dieser Zeit läuft dein bestehendes System weiter.

Fazit: Es geht nicht um besser oder schlechter – sondern um passend

HubSpot ist ein großartiges Produkt für bestimmte Anwendungsfälle. Aber es ist nicht die einzige Option – und für wachsende Dienstleister mit individuellen Prozessen oft nicht die kosteneffizienteste.

Die Entscheidung zwischen HubSpot und eigener Software ist keine Frage von gut oder schlecht. Es ist eine Frage von: Passt das Werkzeug zu meinem Geschäft? Oder passe ich mein Geschäft an das Werkzeug an?

Wenn du merkst, dass du mehr Zeit mit der Verwaltung von HubSpot verbringst als mit der eigentlichen Kundenarbeit, wenn die monatlichen Kosten steigen, ohne dass der Nutzen mithält, und wenn deine Prozesse sich nicht in die vorgegebenen Strukturen pressen lassen – dann ist es Zeit, Alternativen ernsthaft zu prüfen.