Warum Zapier, Make und Co. keine echte Automatisierung sind

Du hast 47 Zaps in Zapier. Oder 23 Szenarien in Make. Und trotzdem kopierst du immer noch Daten von Hand zwischen deinen Systemen. Kommt dir das bekannt vor? Dann bist du nicht allein. Tausende Agenturen und Dienstleister setzen auf Zapier, Make und ähnliche Tools – und merken nach einigen Monaten, dass echte Prozessautomatisierung anders aussieht.

Das soll kein Bashing sein. Zapier und Make haben ihre Daseinsberechtigung. Aber es ist wichtig zu verstehen, wo die Grenzen liegen – bevor du geschäftskritische Prozesse darauf aufbaust.

Was Zapier und Make versprechen – und was sie liefern

Das Versprechen ist verlockend: Verbinde deine Apps, automatisiere deine Workflows, kein Code nötig. Und für einfache Anwendungsfälle funktioniert das auch. Wenn ein neuer Kontakt in deinem CRM angelegt wird, soll automatisch ein Eintrag in deiner Projektmanagement-Software entstehen. Einfach, linear, nachvollziehbar.

Das Problem beginnt, wenn deine Prozesse nicht einfach und linear sind. Und bei den meisten Dienstleistern sind sie das nicht.

Die fünf Grenzen von Zapier und Make

1. Komplexe Logik ist ein Albtraum

Echte Geschäftsprozesse haben Bedingungen, Schleifen, Ausnahmen und Abhängigkeiten. Wenn Kunde A diesen Tarif hat, dann Prozess X – außer es ist Freitag und das Projekt hat einen bestimmten Status, dann Prozess Y.

In Zapier wird das zu einer endlosen Kette von Filtern, Paths und Conditional Steps. In Make zu einem Gewirr aus Routern und Filtern. Das Ergebnis: Ein visueller Spaghetti-Code, den nach drei Monaten niemand mehr versteht – auch du selbst nicht.

Debugging wird zum Ratespiel. Wo genau ist der Fehler in einem Workflow mit 15 Schritten und 4 Verzweigungen? Viel Spaß beim Suchen.

2. Fehlerhandling existiert kaum

Was passiert, wenn ein Zap fehlschlägt? Zapier zeigt dir eine Fehlermeldung in deinem Dashboard. Das war es. Kein automatischer Retry mit intelligenter Logik. Kein Fallback. Keine Benachrichtigung an die richtige Person mit dem richtigen Kontext.

Bei einfachen Workflows ist das verschmerzbar. Bei geschäftskritischen Prozessen – Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Onboarding – kann ein stiller Fehler tausende Euro kosten.

Make ist hier etwas besser mit seinen Error-Handling-Modulen, aber auch das bleibt rudimentär im Vergleich zu echtem Error-Handling in einer nativen Anwendung.

3. Skalierung ist teuer

Zapier berechnet nach Tasks. Make nach Operations. Und beides skaliert linear mit deinem Geschäft. Je mehr Kunden, desto mehr Automatisierungen laufen, desto höher die Rechnung.

Ein konkretes Beispiel: Eine Agentur mit 50 aktiven Kunden und 10 automatisierten Prozessen pro Kunde kommt schnell auf 20.000 bis 50.000 Tasks pro Monat. Bei Zapier kostet der Professional-Plan mit 20.000 Tasks bereits 99 USD/Monat. Wer mehr braucht, landet schnell bei 299 oder 599 USD/Monat.

Und das für Automatisierungen, die im Grunde nur Daten von A nach B schieben.

4. Deine Daten wandern durch Drittanbieter

Jeder Zap, jedes Make-Szenario schickt deine Daten durch die Server von Zapier oder Make. Kundendaten, Rechnungsinformationen, interne Kommunikation – alles fließt durch US-amerikanische Server.

Für die DSGVO ist das mindestens problematisch. Ja, beide Anbieter haben Auftragsverarbeitungsverträge. Aber die grundsätzliche Frage bleibt: Muss es sein, dass deine Kundendaten bei jedem Automatisierungsschritt über einen Drittanbieter laufen?

5. Du baust auf Sand

Zapier und Make sind abhängig von den APIs der verbundenen Tools. Wenn HubSpot seine API ändert, bricht dein Zap. Wenn Asana ein Update macht, kann dein Make-Szenario stoppen. Du hast keine Kontrolle über diese Abhängigkeiten.

Dazu kommt: Auch Zapier und Make ändern ihre eigenen Preise und Funktionen. Du baust deine Geschäftsprozesse auf einer Plattform auf, die du nicht kontrollierst – und die jederzeit die Spielregeln ändern kann.

Warum "Kleben" nicht "Integrieren" ist

Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen dem, was Zapier und Make tun, und echter Integration.

Zapier und Make kleben Systeme zusammen. Sie schaffen eine lose Verbindung zwischen Anwendungen, die nicht füreinander gebaut wurden. Das ist besser als manuelle Datenpflege – aber es ist keine echte Integration.

Echte Integration bedeutet: Die Systeme sind von Grund auf als Einheit konzipiert. Daten leben an einem Ort. Prozesse fließen nahtlos, ohne dass ein Drittanbieter in der Mitte sitzt. Es gibt ein gemeinsames Datenmodell, eine gemeinsame Logik und ein gemeinsames Fehlerhandling.

Der Unterschied ist wie zwischen Klebeband und einer Schweißnaht. Beides verbindet – aber nur eines hält, wenn es darauf ankommt.

Wann Zapier und Make ausreichen

Um fair zu bleiben: Es gibt Szenarien, in denen Zapier oder Make die richtige Wahl sind.

• Prototyping: Du willst schnell testen, ob ein automatisierter Prozess Sinn ergibt, bevor du in eine dauerhafte Lösung investierst.
• Einfache, lineare Workflows: Neuer Lead kommt rein → Slack-Benachrichtigung. Rechnung bezahlt → Status-Update im CRM. Wenn der Prozess wirklich nur zwei bis drei Schritte hat und selten fehlschlägt, reicht ein Zap.
• Geringe Frequenz: Wenn ein Workflow nur ein paar Mal pro Woche läuft, sind die Kosten überschaubar und das Risiko eines stillen Fehlers gering.
• Nicht-kritische Prozesse: Wenn ein Fehler ärgerlich, aber nicht teuer ist, spricht nichts gegen eine einfache Automatisierung mit Zapier oder Make.

Wann du etwas Besseres brauchst

Sobald einer dieser Punkte zutrifft, solltest du über eine echte Automatisierungslösung nachdenken:

• Geschäftskritische Prozesse: Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Projekt-Onboarding – Fehler kosten hier direkt Geld oder Kundenvertrauen
• Komplexe Logik: Mehr als 3 Bedingungen oder Verzweigungen in einem Workflow
• Hohe Frequenz: Mehr als 1.000 Automatisierungen pro Monat
• Sensible Daten: Kundendaten, Finanzdaten oder andere DSGVO-relevante Informationen
• Wachstum: Dein Business skaliert, und die Automatisierungskosten skalieren unkontrolliert mit
• Zuverlässigkeit: Du brauchst Garantien, dass ein Prozess funktioniert – nicht nur die Hoffnung

Wenn du in dieser Liste mehr als zwei Punkte ankreuzt, kleben Zapier und Make nicht mehr – sie bremsen dich.

Die Alternative: Nativ integrierte Software

Was ist die Alternative zu zusammengeklebten SaaS-Tools? Ein System, das deine Prozesse nativ abbildet. Keine Middleware, keine API-Abhängigkeiten zu Drittanbietern, keine Tasks, die pro Stück abgerechnet werden.

Nativ integrierte Software bedeutet:

• Ein Datenmodell statt zehn verschiedener Datenbanken, die per Zapier synchronisiert werden
• Eingebaute Automatisierungen, die Teil des Systems sind – nicht aufgeklebte Brücken
• Echtes Fehlerhandling mit Retry-Logik, Benachrichtigungen und Fallbacks
• Keine laufenden Automatisierungskosten, weil die Logik im System selbst lebt
• DSGVO-Konformität, weil deine Daten auf deiner Infrastruktur bleiben
• Volle Kontrolle, weil dir das System gehört

Das klingt nach einer großen Investition? [Die tatsächlichen Kosten sind oft überraschend überschaubar](/blog/individuelle-software-kosten) – besonders wenn man sie mit den Gesamtkosten eines SaaS-Stacks plus Zapier vergleicht.

Fazit: Das richtige Werkzeug für den richtigen Job

Zapier und Make sind keine schlechten Tools. Sie sind Werkzeuge für einen bestimmten Zweck – und dieser Zweck hat klare Grenzen. Das Problem entsteht, wenn Dienstleister versuchen, ihre gesamte Prozessautomatisierung darauf aufzubauen.

Für einfache, lineare, nicht-kritische Workflows sind sie eine pragmatische Lösung. Für alles, was darüber hinausgeht, brauchst du etwas Robusteres.

Die Frage ist nicht: Zapier ja oder nein? Die Frage ist: Sind deine Prozesse so simpel, dass Kleben reicht? Oder brauchst du echte Integration?

Wenn du ehrlich antwortest, kennst du die Antwort wahrscheinlich schon.